Regulamin rejestracji uczestników 31. Konferencji AENiT Kasprowisko 2025 („Regulamin”)

9-12 kwietnia 2025 r.

• 1. Postanowienia ogólne

1.1 31. Konferencja AENiT Kasprowisko 2025 („Konferencja”) odbywa się w dniach od 09.04.2025 do 12.04.2025 w Hotelu Bachleda Kasprowy w Zakopanem

1.2 Organizatorem Konferencji jest Polskie Towarzystwo Kardiologiczne z siedzibą w Warszawie przy ul. Stawki 3A lok. 1-2, NIP: 954-21-39-638 („Organizator”). Evereth Publishing sp. z o.o. („Organizator Wykonawczy”) działając na podstawie upoważnienia Organizatora, realizuje powierzone zadania określone w odrębnych umowach.

1.3 Regulamin stanowi integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji, którego wzór dostępny jest na stronie internetowej Konferencji www.kasprowisko.pl („Zgłoszenie”) i obowiązuje wszystkich uczestników Konferencji.

1.4 Uczestnikami Konferencji mogą być: (a) osoby upoważnione do wystawiania recept i osoby prowadzące obrót produktami leczniczymi w rozumieniu art. 52 ust. 2 pkt 6 ustawy z dnia 6 września 2001 r. Prawo farmaceutyczne, w szczególności lekarze kardiolodzy, interniści, lekarze innych specjalności, lekarze POZ, wykładowcy będący osobami uprawnionymi do wystawiania recept (b) inne osoby związane zawodowo z tematyką Konferencji; (c) wykładowcy nie będący osobami upoważnionymi do wystawiania recept.

1.5 W ramach Konferencji odbywać się będą sesje naukowo-dydaktyczne oraz wystawa branży medycznej i farmaceutycznej przeznaczona wyłącznie dla uczestników Konferencji, o których mowa w pkt. 1.4 (a) Regulaminu.

1.6 Oficjalny serwis internetowy Konferencji znajduje się pod adresem www.kasprowisko.pl.

1.7 Zgłoszenie udziału w Konferencji jest równoznaczne z akceptacją przez Uczestnika niniejszego Regulaminu wraz Polityką prywatności Organizatora i Organizatora Wykonawczego.

• 2. Zasady uczestnictwa i odwołania uczestnictwa w Konferencji

2.1 Warunkiem udziału w Konferencji jest:

2.1.1 dokonanie Zgłoszenia poprzez stronę internetową Konferencji www.kasprowisko.pl lub osobiście w recepcji konferencyjnej w trakcie trwania Konferencji;

2.1.2 uiszczenie opłaty rejestracyjnej uczestnictwa w Konferencji.

2.2 Opłaty rejestracyjnej z tytułu uczestnictwa w Konferencji należy dokonać przelewem bankowym na rachunek bankowy Organizatora Wykonawczego prowadzony przez: Santander Bank Polska nr rachunku:. 87 1090 1753 0000 0001 4680 1431 tytułem: konferencja Kasprowisko 2025, podając:

• i) w przypadku opłaty indywidualnej (potwierdzonej wystawieniem faktury imiennej): imię i nazwisko, adres;
• ii) w przypadku działalności gospodarczej (np. gabinetu lekarskiego): nazwę, adres, NIP;
• iii) w przypadku rejestracji opłacanej przez firmę: pełną nazwę firmy, adres, NIP oraz imię i nazwisko osoby, za którą jest wnoszona opłata.

Informacje o opłatach znajdują się również na stronie internetowej serwisu konferencyjnego pod adresem www.kasprowisko.pl

2.3 Organizator Wykonawczy wystawi fakturę tytułem dokonanych wpłat.

2.4 Faktury będą wysyłane pocztą elektroniczną w formie PDF na adres e-mail wskazany podczas rejestracji w Zgłoszeniu.

2.5 Uczestnikiem, który wygłosi prezentację na dany temat jest osoba, która:

• i) uczestniczy w sesji wykładowej oraz warsztatowej z własną prezentacją,
• ii) została zakwalifikowana przez Komitet Naukowy Konferencji w wyniku czego została o tym fakcie poinformowana drogą elektroniczną.

2.6 Zwolnieni z opłaty rejestracyjnej są: wykładowcy, przewodniczący sesji, emeryci.

2.7 Identyfikator dla uczestnika Konferencji, o którym mowa w § 1 ust. 1.4 pkt b) i c) Regulaminu nie uprawnia do udziału w sesjach naukowo-dydaktycznych i w wystawie firm branży medycznej i farmaceutycznej.

2.8 Uczestnik Konferencji, o którym mowa w § 1 ust. 1.4 pkt a) Regulaminu otrzyma od Organizatora Wykonawczego potwierdzenie (certyfikat) uczestnictwa w Konferencji, po zakończeniu Konferencji.

2.9 Za udział w Konferencji uczestnik, o którym mowa w § 1 ust. 1.4 pkt a) Regulaminu, otrzyma punkty edukacyjne zgodnie z zasadami ustalonymi przez Izbę Lekarską oraz punkty Organizatora.

2.10 Koszt udziału w Konferencji, pobytu i przejazdu, parkingu uczestnik Konferencji pokrywa we własnym zakresie. Organizator w ramach opłaty konferencyjnej zapewnia: uczestnictwo we wszystkich sesjach konferencji; uczestnictwo w warsztatach szkoleniowych; wystawę firm; materiały konferencyjne; przerwy kawowe; lunch (10.04.2025 r.) w Hotelu Bachleda Kasprowy

2.11 Organizator Wykonawczy ma prawo nie dopuścić danej osoby do udziału w Konferencji w przypadku, gdy nie została za tę osobę uiszczona opłata za udział w Konferencji, w terminach określonych przez Organizatora (szczegóły na podstronie serwisu Konferencji w dziale „Rejestracja”).

2.12 Termin nadsyłania Zgłoszeń za pośrednictwem serwisu internetowego www.kasprowisko.pl upływa w dniu 12.03.2025 r. Rejestracja po tym terminie możliwa będzie w Biurze Organizatora Wykonawczego (kontakt pod numerem telefonu 22 813 21 92 oraz pod adresem e-mail kontakt@evereth.pl) oraz osobiście w recepcji konferencyjnej w trakcie trwania Konferencji, tj. w dniu 09.04.2025 r. W przypadku wyczerpania puli miejsc Organizator Wykonawczy zastrzega możliwość wcześniejszego zamknięcia rejestracji i nie przyjmowania kolejnych zgłoszeń uczestnictwa.

2.13 Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Konferencji. Rezygnacja uczestnika z udziału w Konferencji winna być dokonana w formie pisemnej.

2.14 W przypadku rezygnacji uczestnika nie będącego konsumentem z udziału w Konferencji:

1. a) gdy Organizator Wykonawczy otrzyma od uczestnika oświadczenie o rezygnacji wcześniej niż w 60. dniu przed rozpoczęciem Konferencji, Organizator Wykonawczy zwróci Uczestnikowi 100% wpłaconej kwoty, pod warunkiem wcześniejszego otrzymania wpłaty za udział.
2. b) gdy Organizator Wykonawczy otrzyma od uczestnika oświadczenie o rezygnacji później niż w 60. dniu przed rozpoczęciem Konferencji, ale przed 30. dniem do rozpoczęcia Konferencji Organizator Wykonawczy zwróci Uczestnikowi wpłaconą kwotę, pomniejszoną o koszty administracyjne w wysokości 50% wartości całości opłaty, pod warunkiem wcześniejszego otrzymania wpłaty za udział.
3. c) gdy Organizator Wykonawczy otrzyma od uczestnika oświadczenie o rezygnacji w 30. dniu przed rozpoczęciem Konferencji lub później, Organizator Wykonawczy ma prawo zatrzymać całą otrzymaną .

2.15 Po dopełnieniu przez uczestnika Konferencji wszelkich formalności, w tym odesłanie podpisanej korekty na adres Organizatora Wykonawczego, Organizator Wykonawczy ma 60 dni na dokonanie zwrotu.

2.16 Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany prelegentów bez podania przyczyny. Uczestnikowi Konferencji nie przysługuje w takim przypadku prawo do odszkodowania ze strony Organizatora i Organizatora Wykonawczego.

• 3. Ceny i warunki płatności

3.1 Ceny oraz warunki płatności za uczestnictwo w Konferencji zamieszczone są na stronie internetowej Konferencji pod adresem www.kasprowisko.pl

3.2 Płatnikiem (adresatem faktury) jest podmiot zamawiający poszczególne usługi, związane z uczestnictwem w Konferencji. Po wystawieniu faktury zmiany będą możliwe wyłącznie w szczególnych przypadkach.

3.3 Brak uregulowania należności za udział w Konferencji w terminie podanym na stronie internetowej Konferencji, upoważnia Organizatora Wykonawczego do anulowania dokonanej rejestracji, bez ponoszenia z tego tytułu jakiejkolwiek odpowiedzialności odszkodowawczej.

• 4. Reklamacje

4.1 Wszelkie reklamacje uczestników Konferencji powinny być zgłaszane w formie pisemnej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres siedziby Organizatora Wykonawczego.

4.2 Reklamacje uczestników Konferencji mogą być zgłaszane nie później niż w terminie 3 dni roboczych od dnia zakończenia Konferencji mailowo na adres: kontakt@evereth.pl

4.3 Po upływie terminu wskazanego w ustępie poprzedzającym żadne reklamacje nie będą rozpatrywane.

• 5. Dane osobowe

1. Administratorem danych osobowych uczestników Konferencji w pełnym zakresie jest Organizator Wykonawczy – Evereth Publishing sp. z o.o. Dane osobowe Uczestników będą przetwarzane zgodnie z warunkami określonymi w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (OJ L 119, 4.5.2016, p. 1–88, RODO), polskimi przepisami przyjętymi w celu umożliwienia stosowania RODO, innymi obowiązującymi przepisami prawa, Regulaminem. Administrator danych nie sprzedaje zgromadzonych danych osobowych uczestników innym osobom lub instytucjom. Dane osobowe podane przez uczestnika Konferencji traktowane są jako informacje poufne i służą wyłącznie do celów wskazanych w Klauzulach prywatności.
2. Organizator Wykonawczy na podstawie pisemnego wniosku Organizatora może udostępnić dane osobowe uczestników Konferencji wyłącznie w celu prawnie uzasadnionego interesu Organizatora polegającego na konieczności prawidłowego rozliczenia finansowego Konferencji na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Udostępniane dane będą obejmowały zakres: imię, nazwisko, dane zawarte na fakturze za udział w Konferencji jeśli została wystawiona. Klauzula informacyjna PTK stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu.
3. Wszelkie szczegółowe kwestie dotyczące ochrony danych osobowych zostały zawarte w Klauzuli prywatności Organizatora i Klauzuli prywatności Organizatora Wykonawczego na stronie internetowej Konferencji – Organizatora w załączniku nr 1 do Regulaminu, Organizatora Wykonawczego w załączniku nr 2 i w formularzu rejestracyjnym.

• 6 Postanowienia końcowe

6.1 W przypadku, gdy Konferencja nie odbędzie się z przyczyn wyłącznie zależnych od Organizatora lub Organizatora Wykonawczego, Organizator Wykonawczy niezwłocznie zwróci kwoty wpłacone przez Uczestników na wskazane przez nich rachunki bankowe.

6.2. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.

6.3. Dokonanie Zgłoszenia oznacza akceptację Regulaminu a także przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między uczestnikiem a Organizatorem lub Organizatorem Wykonawczy.

6.4 Zastrzega się, iż przebieg Konferencji może być rejestrowany dla celów dokumentacyjnych i referencyjnych.

6.5 W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają obowiązujące przepisy prawa.

6.6 Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy uczestników Konferencji, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.

6.7 Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane
z Konferencją, jak również w miejscach zakwaterowania.

6.8 Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie internetowej www.kasprowisko.pl  

6.9 Regulamin może być w każdej chwili zmieniony a zmiany Regulaminu wchodzą w życie z dniem ich zamieszczenia na stronie internetowej Konferencji, przy czym zmiany nie będą pogarszać praw nabytych przez uczestnika Konferencji, chyba że zmiana wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa lub przyczyn całkowicie niezależnych od Organizatora lub Organizatora Wykonawczego.

Załącznik nr 1 do Regulaminu Konferencji

klauzula PRYWATNOŚCI organizatora

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu  Europejskiego  i Rady  (UE)  2016/679  z dnia 27 kwietnia 2016 roku  w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), „RODO” informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych w zakresie określonym w punkcie 5.2 Regulaminu rejestracji na Konferencję jest Polskie Towarzystwo Kardiologiczne z siedzibą w Warszawie przy ul. Stawki 3A lok 1-2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych z którym skontaktować się można pod adresem email: ptkczlonkowie@gbbsoft.pl
2. Pani/Pana dane osobowe będą: 1) przetwarzane w związku z koniecznością prawidłowego rozliczenia Konferencji 2) przetwarzane przez okres wymagany do przeprowadzenia tego rozliczenia, nie dłużej jednak niż do dnia 12 kwietnia 2025 roku, 3) dane niepotrzebne zostaną niezwłocznie usunięte.
3. Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzane w celu związanym z prawnie uzasadnionego interesem Administratora polegającym na właściwym rozliczeniu Konferencji oraz w celu ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obronie przed roszczeniami na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
4. Odbiorcą Pani/Pana danych osobowych mogą być podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi informatyczne lub prawne, księgowe.
5. Państwa dane nie będą udostępniane innym podmiotom w celach
6. W granicach przepisów prawa posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, uzupełnienia niekompletnych danych, usunięcia (prawo do bycia zapomnianym), ograniczenia przetwarzania w sytuacji gdy: (a) kwestionuje Pani/Pan prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający Administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych, (b) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane osobowe są przetwarzane sprzeciwia się usunięciu danych osobowych żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania, (c) Administrator nie potrzebuje już danych osobowych dla celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobie, której dane osobowe są przetwarzane do ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń; prawo do przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
7. Ma Pan/Pani prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy
8. Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania, oraz nie będą transferowane do państw trzecich bez Pani/Pana zgody.

Załącznik nr 2 do Regulaminu Konferencji

klauzula PRYWATNOŚCI organizatora wykonawczego

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), „RODO” informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych jest Evereth Publishing Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Paprociowej 13, 04-751 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorstw KRS nr 0000350152, NIP: 9522084377, REGON: 142097713. Kontakt w sprawie informacji dotyczących danych osobowych: Evereth Publishing Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Paprociowej 13, 04-751 Warszawa, adres e-mail: iodo@evereth.pl.
2. Dane osobowe będą: przetwarzane w celu związanym z Pani/Pana udziałem w Konferencji w tym również w celu i zakresie niezbędnym do realizacji obsługi zapytań w formie wiadomości mailowych oraz przechowywane przez okres realizacji Umowy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń oraz do momentu zakończenia postepowań cywilnych, egzekucyjnych, administracyjnych i karnych wymagających przetwarzania danych.
3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu związanym z zawarciem i wykonaniem umowy na podstawie art. 6 ust.1 lit. b RODO, oraz w celu wypełnienia obowiązków prawnych na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa w tym w szczególności zgodnie z przepisami, na podstawie których przyznawane są punkty edukacyjne na podstawie art. 6 ust.1 pkt. c RODO, w zakresie w jakim podanie danych jest dobrowolne na podstawie Pani /Pana zgody art.6 pkt. ust.1 pkt. a RODO. Administrator zastrzega jednak możliwość przechowywania Pani/Pana danych w celu prawnie uzasadnionego interesu polegającego na ewentualnym ustaleniu, dochodzeniu roszczeń lub obronie przed roszczeniami na podstawie art. 6 ust.1 lit. f RODO.
4. Odbiorcą Pani/Pana danych osobowych będą Organizatorzy oraz inne podmioty współpracujące w charakterze wykonawców w związku z obsługą prowadzonej działalności w szczególności w zakresie usług księgowych, informatycznych, IT, konsultingowych, prawnych i audytowych.
5. Państwa dane nie będą udostępniane innym podmiotom w celach komercyjnych.
6. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do konkretnego przetwarzania danych: okres trwania umowy, okres przedawnienia roszczeń i czynów karalnych. Okres przetwarzania danych osobowych może zostać każdorazowo przedłużony o okres przedawnienia roszczeń, jeżeli przetwarzanie danych osobowych będzie niezbędne do dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami. Po tym okresie dane będą przetwarzane jedynie w zakresie i przez czas wymagany przepisami prawa, w tym przepisami o rachunkowości, jeżeli ma to zastosowanie. W przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody do czasu jej cofnięcia.
7. Zgodnie z przepisami RODO każda osoba, której dane osobowe przetwarzamy jako Administrator Danych Osobowych, ma prawo do:

• bycia informowanym o przetwarzaniu danych osobowych, o którym mowa w art. 12 RODO,
• dostępu do swoich danych osobowych, o którym mowa w art. 15 RODO,
• poprawiania, uzupełniania, uaktualniania, sprostowania danych osobowych, o których mowa w art. 16 RODO,
• usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym), o którym mowa w art. 17 RODO,
• ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 RODO,
• przenoszenia danych, o którym mowa w art. 20 RODO,
• wniesienia sprzeciwu od przetwarzania danych osobowych, o czym mowa w art. 21 RODO,
• w przypadku podstawy prawnej, o której mowa w pkt. 10 lit. d powyżej – prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem,
• niepodlegania profilowaniu, o którym mowa w art. 22 w zw. z art. 4 pkt 4 RODO,
• wniesienia skargi do organu nadzorczego (tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych), o którym mowa w art. 77 RODO, z uwzględnieniem zasad korzystania i realizowania tych uprawnień wynikających z przepisów RODO.

1. Podanie przez Pana/Panią danych osobowych w celu związanym z zawarciem i wykonaniem umowy na podstawie art.6 ust.1 lit. b RODO jest dobrowolne, ale niezbędne w procesie realizacji umowy. Niepodanie danych skutkuje brakiem możliwości procesowania uczestnictwa, jak np. wystawienie i wydanie certyfikatu, czy innych dokumentów operacyjnych.
2. Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania oraz nie będą przekazywane do państw trzecich bez Pani/Pana zgody.
3. W kwestiach nieuregulowanych niniejszą Polityką prywatności, odpowiednie zastosowanie mają właściwe przepisy prawa powszechnie obowiązującego. W przypadku niezgodności postanowień niniejszej Polityki prywatności z powyższymi przepisami, pierwszeństwo mają te przepisy.